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Au fil des ans, il est facile d’accumuler une quantité importante de documents administratifs, allant des factures et relevés bancaires aux papiers de famille, en passant par les documents de la maison et de la santé. Cependant, il peut être difficile de savoir lesquels de ces documents sont importants et combien de temps doit-on conserver ses papiers.
La gestion des documents administratifs peut sembler fastidieuse, mais elle est essentielle pour rester organisé et éviter les problèmes juridiques ou financiers à l’avenir.
Dans cet article de blog nous allons revenir sur les différents types de document administratifs ainsi que la durée de conservation selon leurs catégories.
Les papiers relatifs à la famille sont des documents qui ont une valeur sentimentale et juridique très importante. Ils peuvent être exigés dans le cadre de diverses démarches administratives, telles que l’obtention d’un passeport, la demande d’une carte d’identité, l’inscription à l’école ou l’accès à certains avantages sociaux.
Les délais de conservation de ces papiers est certainement le plus élevé, on retrouve :
| Acte d’état civil | À vie |
| Avis de versement d’allocation familiale | 5 ans |
| Jugement de divorce et jugement | À vie |
| Acte de reconnaissance d’un enfant | À vie |
| Contrat de mariage et document relatifs aux bien apportés/acquis lors du mariage | À vie |
| Convention de Pacs | À vie |
| Diplôme | À vie |
| Livret de famille | À vie |
| Carte d’invalidité d’un enfant | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
En ce qui concerne les documents de santé, il est recommandé de garder précieusement votre carnet de santé, qui contient l’historique médical de vous et de vos enfants, votre carnet de vaccination et votre carnet de groupe sanguin.
La conservation de certificat médical et d’examen médical doit être permanente.
| Carnet de santé | À vie |
| Carnet de vaccination | À vie |
| Carte de groupe sanguin | À vie |
| Certificat médical | À vie |
| Examen médical (radiographie, échographie mammaire, etc.) | À vie |
| Relevé de remboursement d’assurance maladie et maternité | 2 ans |
| Carte mutuelle / relevé de remboursement | Selon l’organisme de mutuelle |
| Facture d’un hôpital public | 4 ans |
| Facture d’un établissement de santé privé | 2 ans |
| Ordonnance | 1 an (hors lunettes et audioprothèses) |
| Preuve de versement d’indemnités journalière | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
Les documents relatifs aux loyers et à la maison sont également importants à conserver tout au long de votre vie. Les factures relatives aux loyers, aux charges locatives et aux travaux effectués dans votre logement ou encore à l’assurance de votre habitation doivent être conservées pendant une période cinq ans.
Concernant les différents justificatifs liés à votre logement :
| Attestation d’entretien d’une chaudière | 2 ans |
| Facture d’électricité | 5 ans |
| Facture de gaz | 5 ans |
| Facture d’eau | 5 ans |
| Facture de téléphone fixe | 1 an |
| Facture de téléphone mobile | 1 an |
| Facture internet | 1 an |
| Preuve de restitution de matériel (box) | 2 ans |
Si vous êtes propriétaire, vous devrez aussi conserver les factures relatives aux travaux effectués dans votre maison. Ces factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans car elles peuvent être nécessaires en cas de litige avec un entrepreneur ou pour justifier des travaux effectués en vue d’une vente.
Les autres justificatifs :
| Acte de vente (ou titre de propriété) | À vie |
| Preuve de paiement des charges de copropriété | 5 ans |
| Preuve de correspondance avec le syndic | 5 ans |
| Procès-verbal d’assemblée générale de copropriété | 5 ans |
Vous devez conserver vos bulletins de salaire jusqu’à la liquidation de votre retraite.
De même, vos contrats de travail ont un délai de conservation permanent, tout au long de votre carrière et jusqu’à votre départ à la retraite. En effet, ils sont nécessaires pour justifier votre expérience professionnelle et pour le calcul de votre retraite.
Il faudra également conserver les différents certificats de travail ainsi que le relevé d’indemnités journalières de maladie et de maternité jusqu’à la liquidation de votre retraite.
| Contrat de travail | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Bulletin de salaire | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Certificat de travail | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Note de frais | 3 ans |
| Solde tout compte | 3 ans |
Les délais de conservations des justificatifs :
| Attestation Pôle emploi | Jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage |
| Bulletin de paiement de la pension de retraite | À vie |
| Justificatifs de versement d’allocation chômage | 3 ans |
| Relevé des points retraite | À vie |
| Carte d’invalidité d’un enfant | Jusqu’à la liquidation de la retraite (assumer la charge d’un enfant handicapé permet de recevoir une majoration) |
Il est recommandé de conserver la déclaration de revenus, les avis d’imposition sur le revenu et les justificatifs utilisés dans la déduction des frais réels pendant trois ans.
Pour les impôts locaux tels que la taxe foncière ou d’habitation, ce délai est réduit à un an. Cependant, il peut être prolongé jusqu’à trois ans dans certains cas, tels que le dégrèvement, l’exonération ou l’abattement.
| Avis d’imposition sur le revenu | 3 ans |
| Déclaration de revenus | 3 ans |
| Impôt sur la fortune immobilière (IFI) | 10 ans |
| Justificatifs utilisés comme ceux des frais réels | 3 ans |
| Taxe d’habitation | 1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement) |
| Taxe foncière | 1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement) |
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Source : Chiffres Accès SAP 2022
Les documents liés à votre banque sont aussi importants à conserver. Les bordereaux de versement doivent être conservés pendant au moins cinq ans, car ils constituent une preuve de remise d’argent.
Les chèques que vous recevez doivent être encaissés dans un délai maximum d’un an et huit jours, bien qu’il soit préférable de les encaisser dès réception et de les signer au dos.
Les autres documents liés à la banque :
| Bordereaux de versement | 5 ans |
| Contrat de crédit immobilier | 2 ans, à partir de la dernière échéance |
| Crédit à la consommation | 2 ans, à partir de la dernière échéance |
| Dossier d’un compte bancaire (compte courant, PEL, livret A, etc.) | 5 ans, à partir de la clôture du compte |
| Relevé de compte bancaire | 5 ans |
| Talon de chèque | 5 ans |
| Ticket de carte bancaire (paiement et retrait) | Jusqu’à réception du relevé de compte |
Lorsque l’on souscrit une assurance, il est important de conserver certains documents pour pouvoir bénéficier des garanties prévues en cas de sinistre.
Voici la liste des papiers d’assurance à conserver et durant combien de temps :
| Assurance-vie | 10 ans |
| Avis d’échéance | 2 ans, à partir de la dernière échéance |
| Contrat d’assurance | 2 ans, à partir de la dernière échéance |
| Courrier de résiliation | 2 ans |
| Dommage corporel | 10 ans |
| Quittance | 2 ans, à partir de la dernière échéance |
| Preuve du règlement | 2 ans, à partir de la dernière échéance |
| Relevé d’informations automobiles | À vie |
En tant que particulier employeur, il est important de savoir quels documents vous devez conserver pour être en règle sur le plan légal et administratif.
Ces documents revêtent une grande importance pour la gestion de votre relation de travail avec votre employé.
| Attestation fiscale | 3 ans |
| Bulletin de paie du salarié | 5 ans |
| Comptabilisation des horaires du salarié | 1 an (ou 3 ans si le salarié souhaite le paiement des heures supplémentaires) |
| Contrat de travail du salarié | 5 ans, à partir de la date de fin du contrat |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales | 3 ans |
| Solde tout compte | 3 ans |
Aujourd’hui, il est de plus en plus courant de stocker ses documents administratifs en ligne. Cela permet de les conserver en lieu sûr et d’y accéder facilement à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Il existe de nombreux services de stockage en ligne, tels que Dropbox, Google Drive ou encore Microsoft OneDrive, qui proposent des solutions de stockage sécurisées et fiables.
Il est important de noter que la conservation de documents administratifs en ligne doit se faire avec précaution. Il est recommandé d’utiliser des services de stockage qui offrent des niveaux élevés de sécurité, tels que le chiffrement des données et l’authentification à deux facteurs.
Nous vous conseillons de sauvegarder régulièrement les documents en ligne sur un support externe, tel qu’un disque dur ou une clé USB, afin de se prémunir contre toute perte de données.
Enfin, gardez à l’esprit que la conservation des documents administratifs en ligne ne remplace pas la conservation physique des documents originaux. Il est toujours recommandé de conserver les documents originaux dans un endroit sûr.
En conclusion, la gestion des papiers administratifs est une tâche essentielle pour rester organisé et éviter les problèmes juridiques ou financiers à l’avenir. Bien que cela puisse sembler fastidieux, il est important de conserver les papiers qui nous apparaissent comme pertinents tout au long de votre vie, en fonction de leur type et de leur durée de conservation recommandée.
En gardant vos documents organisés et accessibles, vous pouvez éviter des tracas inutiles et vous assurer que vous êtes prêt à faire face à toute situation qui pourrait se présenter. En somme, les délais de conservation de ses papiers restent un aspect important de la gestion de votre vie quotidienne et doivent être traités avec soin et attention.
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