13 septembre 2023
Professionnels
Factures
Avant de lister les mentions obligatoires sur une facture, savez-vous ce qu’est une facture ? C’est un document comptable obligatoire qui détaille les prestations de service réalisées ou les marchandises vendues à un client aussi bien particulier que professionnel. Une facture répond à plusieurs objectifs :
- D’un point de vue commercial, elle récapitule les prestations réalisées et/ou les produits vendus ;
- D’un point de vue comptable, elle représente un justificatif comptable d’entrées d’argent ;
- D’un point de vue fiscal, elle fait office de justificatif pour la collecte et la déduction de la TVA ;
- D’un point de vue juridique, elle est la preuve de la réalisation de la prestation et/ou de la vente qui constate le droit des émetteurs de factures d’exiger le paiement d’une somme d’argent.
Afin de répondre à tous les objectifs cités ci-dessus, l’émission d’une facture est encadrée par la loi. En effet, les entreprises émettrices doivent faire apparaître des mentions obligatoires sur les factures et ce quel que soit leur type (facture, facture d’acompte, facture de solde, facture d’avoir…). Mais quelles sont ces mentions obligatoires ? Sont-elles identiques en fonction du destinataire de la facture ? La Plateforme du Paysagiste répond à vos questions et vous donne dans cet article toutes les informations clés mais également toutes les bonnes pratiques à savoir afin de vous guider dans la bonne réalisation de vos factures en France !
Quelles mentions doivent figurer sur une facture ?
Aussi bien pour une facture de prestations de service que pour les factures de ventes de marchandise, l’édition d’une facture est soumise à l’insertion de données obligatoires. Parmi elles figurent les mentions obligatoires relatives à l’identification de la facture, de l’émetteur, du client, des prestations, des informations globales et enfin des données relatives aux conditions de paiement.
Les mentions relatives à l’identification de la facture
- La numérotation, c’est-à-dire le numéro séquentiel chronologique, unique et continu du document ;
- Le type de document : il s’agit de la distinction entre les différents types de facture, facture d’acompte, facture de solde, facture d’avoir, etc. ;
- La date d’émission : pour rappel, la date d’émission correspond obligatoirement à la date du jour de création de la facture ;
- La référence : il s’agit du numéro de devis ou du numéro de bon de commande/bon de passage à partir duquel la facture a été émise ;
- La date/période de livraison ou d’exécution de la prestation : il s’agit d’une mention globale si la date ou la période concerne toutes les lignes de prestation de la facture. Cette donnée doit être mentionnée à la ligne si jamais les dates/périodes de livraison ou d’exécution diffèrent d’une prestation ou d’une vente à l’autre.
Les mentions relatives à l’entreprise émettrice de factures, c’est-à-dire le prestataire de service et/ou le vendeur :
- La raison sociale ;
- L’adresse complète du siège social, c’est-à-dire le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays ;
- L’identification et l’adresse complète de l’établissement de facturation, c’est-à-dire la dénomination sociale, le numéro de SIRET, le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays uniquement si l’adresse de facture diffère de l’adresse du siège social ;
- La forme juridique ;
- Le capital social, sauf pour les micro-entrepreneurs et les entreprises individuelles ;
- Le numéro de TVA intracommunautaire, sauf pour les micro-entrepreneurs non assujettis à la TVA pour lesquels la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code Général des Impôts » doit figurer ;
- Le numéro de SIRET ou le numéro de SIREN ;
- Le numéro RCS ;
- La ville du greffe d’immatriculation ;
- Le numéro d’inscription au répertoire des métiers : sont enregistrées au répertoire des métiers les entreprises qui possèdent moins de 10 employés et qui réalisent, entre autres, des prestations de terrassement ;
- Le code APE ;
- L’assurance décennale, si l’entreprise en possède une, comprenant le numéro de contrat et la zone géographique couverte ainsi que le nom, l’adresse complète, le numéro de téléphone de l’assureur.
Les mentions relatives au destinataire de la facture, c’est-à-dire aux clients professionnels et particuliers acheteur ou bénéficiaire de la prestation de service :
- Le numéro de client : cette donnée obligatoire permet, notamment en cas d’homonymes, de distinguer les clients ;
- Le nom ou la raison sociale du client ;
- L’adresse de facturation complète c’est-à-dire le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays ;
- Dans le cas où l’adresse de facturation est différente de l’adresse de chantier il faut mentionner l’adresse complète du lieu d’intervention ou de livraison comprenant le numéro, la voie, le code postal, la ville et le pays ;
- Le numéro de TVA intracommunautaire de l’adresse de facturation et de l’adresse de chantier uniquement pour les clients professionnels.
Les mentions relatives aux données des lignes de facturation :
- Le code produit du produit ou de la prestation ;
- Le libellé du produit ou de la prestation ;
- La quantité ;
- L’unité de mesure utilisée à la ligne ;
- Le prix unitaire hors taxe (HT) ;
- Le montant total HT de la ligne de facture ;
- Le taux de TVA appliqué à la ligne.
Les mentions relatives aux données totales de la facture :
- Le montant total HT par taux de TVA ;
- Le montant total HT de la facture ;
- Le montant de la TVA par taux de TVA ;
- Le montant total de la TVA ;
- Le montant total TTC à payer.
Les mentions relatives aux conditions de règlement et au logiciel utilisé :
- La date ou le délai de paiement ;
- La mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ en cas de retard de paiement uniquement sur les factures à destination de clients professionnels ;
- Le taux de pénalités de retard uniquement sur les factures à destination de clients professionnels ;
- La restitution de la signature électronique qui permet de prouver que la facture a été produite sur un logiciel de facturation sécurisé conforme à la loi anti-fraude TVA de 2018.
Rappel de quelques règles de facturation
Les factures d’acompte, les factures de solde et les factures d’échéances doivent obligatoirement être émises à partir d’un devis car elles doivent avoir pour référence un document comptable sur lequel sont mentionnées toutes les prestations réalisées et/ou les marchandises vendues. De plus, les factures de solde doivent préciser le(s) numéro(s) de facture(s) d’acompte précédemment émise(s) ainsi que le(s) montant(s) de l’acompte, la date de versement et le montant restant dû sur la facture de solde.
Depuis le 1er juillet 2021, les jardiniers-paysagistes doivent faire figurer sur leurs factures la gestion des déchets générés à partir du chantier (type de déchet, quantité générée, coût de gestion…).
Que risquent les entreprises émettrices de factures si des mentions sont manquantes ou erronées ?
En cas de contrôle par l’administration fiscale, des mentions légales manquantes ou erronées peuvent être relevées sur les factures précédemment émises. Dans ce cas, l’entreprise émettrice risque d’être sanctionnée d’une :
- Amende de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture ;
- Amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € pour une personne morale. Cette pénalité peut augmenter en cas de défaut de facturation ou encore de factures fictives.
Comment éditer une facture dans les règles de l’art ?
Pour ne prendre aucun risque et être en conformité totale avec la loi, utilisez Zen Pro + (ex La Plateforme du Paysagiste) ! Logiciel de gestion et de facturation, Zen Pro + vous permet d’éditer des factures, des factures d’acompte, des factures de solde et des factures d’avoir conformes avec la réglementation en vigueur et les obligations légales grâce à des modèles de factures prédéfinies.
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